Aprueba antes de pagar: control total de tus facturas en Business Central
Añade un flujo de aprobación sobre las órdenes de pago y decide qué facturas se pagan y cuáles se bloquean, sin cambiar tu manera de trabajar en Business Central
Decide qué facturas se pagan y cuáles no
Nuestro sistema de aprobación de pagos introduce una capa de control inteligente exclusivamente sobre la orden de pago, sin interferir en absoluto en el proceso estándar de registro contable de la factura en Business Central.
Esto significa que tu equipo de contabilidad puede seguir trabajando exactamente igual que siempre: reciben la factura, la validan, la registran en el sistema con todos los datos contables (cuenta, IVA, centro de coste, etc.) y la dejan lista para el siguiente paso natural. La diferencia clave es que, una vez registrada, esa factura no genera automáticamente una orden de pago ejecutable.
En su lugar, entra en un estado de «pendiente de aprobación específica para pago», donde aplicamos tus reglas internas de validación antes de que cualquier euro salga de la cuenta bancaria.
Evita pagos no autorizados o por error
Define quién aprueba qué, según importe y proveedor
100% integrado con Business Central
Decide qué se paga, qué no
Permite aprobar o bloquear explícitamente el pago de cada factura individual justo antes de que entre en la propuesta de pagos o remesa bancaria de Business Central, creando una barrera de seguridad definitiva entre el registro contable y el desembolso real de dinero. La factura se registra de forma completamente estándar en el sistema con todos sus datos contables habituales –incluyendo IVA desglosado, cuentas de gasto precisas, centros de coste asignados y dimensiones específicas–, pero el dinero permanece bloqueado y no sale de la cuenta hasta que un usuario con los permisos adecuados dé el visto bueno definitivo tras una revisión consciente.
Automatiza tus criterios internos
Configura reglas de aprobación altamente personalizables y flexibles según criterios múltiples como importe total, proveedor específico, departamento emisor, centro de coste asociado o incluso combinaciones complejas de estos factores, permitiendo que el sistema decida de forma autónoma qué facturas requieren una validación humana detallada y cuáles pueden fluir de manera más ágil hacia el pago sin intervención innecesaria. De esta forma, se automatiza el 80% de las decisiones rutinarias diarias, eliminando la subjetividad y el tiempo perdido en revisiones manuales para casos bajos riesgo, mientras que las facturas sensibles quedan automáticamente dirigidas a los aprobadores correctos según la política interna de gastos de tu organización.
Todo auditado, siempre justificado
Registra de manera automática e inmutable cada acción realizada sobre una orden de pago, capturando exactamente quién (nombre del usuario, rol y permisos), cuándo (fecha y hora precisa), qué acción tomó (aprobar, rechazar, consultar o modificar) y por qué (comentarios detallados obligatorios con motivos específicos), generando un historial completo que se convierte en la base perfecta para auditorías internas, externas o fiscales sin esfuerzo adicional. Esto proporciona visibilidad total y en tiempo real a la dirección financiera y ejecutiva, con dashboards intuitivos que muestran pendientes por importe acumulado, tiempos de respuesta por usuario y patrones de rechazo recurrentes, facilitando no solo el cumplimiento normativo sino también la optimización continua de procesos.
Nunca más facturas olvidadas
Envía notificaciones inteligentes y escalables a los aprobadores designados en el momento exacto en que surge una factura pendiente de decisión, utilizando canales múltiples como email corporativo, notificaciones push en Business Central, mensajes en Microsoft Teams o incluso SMS para casos de alta criticidad, evitando por completo los cuellos de botella que paralizan el flujo de pagos. El sistema también configura alertas proactivas para facturas bloqueadas durante demasiados días sin resolución, importes especialmente sensibles que superan umbrales predefinidos o acumulaciones que impactan la tesorería, escalando automáticamente a niveles superiores de responsabilidad si no hay respuesta inicial.
Sin cambiar tu Business Central
Se integra de forma nativa y transparente directamente con el flujo estándar de Business Central mediante extensiones oficiales de Microsoft, sin obligar a ningún cambio en la forma en que tu equipo registra, valida o contabiliza las facturas, preservando al 100% los procesos y hábitos diarios que ya tienes perfectamente implantados y optimizados. El usuario contable continúa su trabajo habitual sin notarlo –recibe la factura, la procesa en minutos y solo ve un aviso discreto de «pendiente de aprobación para pago»–, mientras la capa de control de pagos actúa silenciosamente por encima del proceso sin interrumpir cierres de periodo, reportes ni conciliaciones bancarias.
Qué pasa con las facturas rechazadas?
Se quedan registradas
Las facturas que se bloquean para pago siguen perfectamente registradas en Business Central, con su asiento contable completo y su impacto en contabilidad tal y como corresponde. Esto significa que no pierdes el control contable en ningún momento.
No contaminan tesorería
Aunque la factura exista y esté contabilizada, no entra en propuestas de pago ni en remesas bancarias mientras esté en estado bloqueado o pendiente de aprobación. De esta forma, no afecta al cálculo real del cash flow disponible ni al plan de pagos a corto plazo, evitando que importes dudosos o en disputa aparezcan mezclados con obligaciones que sí deben atenderse.
Acciones posteriores
Mientras la factura está bloqueada para pago, se mantiene toda la flexibilidad operativa para decidir qué hacer con ella una vez se aclaren las dudas. Puedes corregir la factura original si había un error de importe, condiciones o imputación contable, puedes anularla si finalmente el proveedor emite un abono o se cancela la operación, o puedes reactivarla para pago cuando se resuelva una disputa comercial o de calidad.
Alertas automáticas
Si una factura permanece demasiados días en estado pendiente sin que nadie tome una decisión, el sistema puede disparar alertas automáticas para evitar que se quede olvidada en el limbo. Por ejemplo, a partir de 7 días sin cambios se notifica a dirección financiera o al responsable del departamento para que actúe o delegue la decisión.
Comparación Flujo Estándar vs Sistema Devconsultia
¿Cómo se implanta?
Paso 1: Sesión inicial para entender cómo trabajáis ahora con facturas y pagos en Business Central.
Paso 2: Diseño de las reglas de aprobación (por importe, proveedor, roles, etc.).
Paso 3: Configuración técnica en vuestro entorno de Business Central.
Paso 4: Prueba en entorno de test con un grupo reducido de usuarios.
- Paso 5: Puesta en marcha y acompañamiento durante las primeras semanas.
Implantación en pocos días, no meses
Sin parar el trabajo del equipo de contabilidad
Formación rápida, el usuario es el mismo
